Hace unos años (cuando estudiaba la carrera) el único medio razonable para almacenar los archivos de trabajo era recurrir a soportes ópticos (CD y DVD). Usar este sistema tiene más inconvenientes que ventajas: baja capacidad (para lo que estamos acostumbrados hoy), poca fiabilidad y durabilidad (probad a abrir un CD de hace 15 años...), guardado del tipo "sólo lectura", etc.
Desde hace unos años, la tendencia para el almacenamiento de datos pasa por los discos duros (HDD) y las unidades de memoria flash (ya sean memorias USB o discos SSD). Su coste ha bajado mucho y no es extraño que cada uno tenga dos o tres "pinchos" USB de 2 ó 4 GB y algún que otro disco externo con 250 ó 500 GB.
Si bien estas unidades ofrecen más fiabilidad, capacidad, versatilidad y velocidad que los soportes ópticos, no solucionan el principal problema que yo veo en la gestión de archivos ¿Dónde?
Cuando uno trabaja para una empresa "tipo", suele realizar su trabajo en un mismo puesto (ordenador) y no suele llevar el trabajo de un lugar a otro. Sin embargo, los estudios de arquitectura son muy propensos a utilizar un equipo fijo en la oficina y un portátil para los fines de semana y para casa. ¿Cómo acceder a nuestros archivos si estamos cambiando habitualmente de equipo? mi elección es la nube.
Actualmente utilizo dos servicios (principalmente) para guardar mis archivos y tenerlos siempre accesibles: Dropbox y Google Docs.
Por un lado, mantengo Dropbox como mi gran disco duro online donde almaceno todos mis archivos de trabajo (y algunos más). Para mí es un servicio perfecto (hoy por hoy), ya que permite sincronizar los documentos entre todos los ordenadores (independientemente del sistema operativo que usen) y dispositivos móviles que tengo. Cualquier cambio que realize en mis archivos (borrar, editar, crear) se refleja automáticamente en todos mis dispositivos.
La cuenta gratuita son 2GB, que puede ser ampliada a 50 ó 100GB pagando una cuota anual (algo elevada a mi parecer). Por supuesto, necesita tener una conexión a internet permanente para funcionar de manera óptima.
La otra opción que elijo para almacenar (y crear) mis documentos es Google Docs. Para mí se está convirtiendo en una alternativa a considerar para la creación de escritos (memorias, facturas, presupuestos), gestión de cuentas (hojas de cálculo) y presentaciones. Además, recientemente permiten usarlo como un disco duro virtual para subir cualquier clase de archivos.
Yo lo utilizo asociado a mi cuenta de Google Apps (existen versiones gratuitas y de pago). Y creo que poco a poco se convertirá en mi suite ofimática por excelencia.
Estas dos herramientas hay que verlas, en mi opinión, como un sistema de almacenamiento de archivos muy práctico (debido a la universalidad de su acceso) pero que nunca debería utilizarse sin tener, además, un buen sistema de copias de seguridad.
En el próximo post hablaré sobre las copias de seguridad, su importancia y algunas herramientas útiles que nos facilitan el trabajo (y la pereza) de hacerlas.
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